Kennen Sie das noch aus Ihrer Schulzeit – dass Sie unangenehme Arbeiten erst kurz vor dem letztmöglichen Abgabetermin begonnen haben? Die Fachleute nennen das Prokrastination (Aufschiebeverhalten). Oder erledigen Sie manche Dinge gerne einmal so nebenbei? Halten Sie es doch lieber mit dem Philosophen Hegel: „Freiheit ist die Einsicht in die Notwendigkeit“. Wenn Sie sich jetzt fragen, was das mit Ihren erfolgreich zu bewältigenden Verwaltungsaufgaben zu tun hat, dann sind Sie schon mitten im Thema.

Der immer größere werdende Berg an ärztlichen Verwaltungsaufgaben geht ja nicht mehr von alleine weg. Also ist die erste mentale Strategie, die „Akzeptanz“, also dieses einfach wirklich und ehrlich zu akzeptieren (Denken Sie sich „Isso“ – soll heißen das ist so.). Damit verschwinden schon ein paar unangenehme Gefühle und Sie sind eher bereit, sich dem Thema zu widmen.

Der 2. Schritt heißt „Analysieren“: Wer muss was mit wem bis wann getan haben und warum? Hierzu bietet es sich an, dies alles schriftlich festzuhalten und die Liste in den nächsten Tagen immer mal wieder zu ergänzen. Sehr hilfreich dabei ist die sog. ABC-Analyse nach Eisenhower, welche die zu erledigenden Aufgaben in einer Vierermatrix nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnet:

Dann sind Sie reif für den 3. Schritt, das „Organisieren“ – und der lässt sich gut mit dem 4. Schritt, dem „Delegieren“ kombinieren. A-Aufgaben müssen Sie selbst erledigen und zwar schnell, B-Aufgaben auch, aber die können Sie für später terminieren, C-Aufgaben dürfen Sie ruhig delegieren. Wenn Ihre Mitarbeiter das noch nicht gewohnt sein sollten, dann müssen Sie sie langsam aber stetig an diese Aufgaben heranführen, sonst bekommen Sie keine Entlastung. Schaffen Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern eine Organisation und Dokumentation mit der jeder zurechtkommt – alles hat seinen Platz und für alles gibt es ein Standardprocedere. D-Aufgaben gehören übrigens in den Papierkorb.

Nun müssen Sie als letzten Schritt der Arbeitsvorbereitung nur noch die Aufgaben „Terminieren“, d. h. für Ihre Mitarbeiten und vor allem auch für sich selbst! Und bitte sagen Sie Ihren Mitarbeitern von Anfang an, dass Sie auch „Kontrollieren“ werden.

Planen Sie unbedingt für sich selbst feste Zeiten ein (früh oder spät – je nachdem welcher Typ Sie sind), an denen Sie Ihren Teil der Verwaltungsaufgaben abarbeiten – am besten täglich – und halten Sie diese „Termine mit sich selbst“ unbedingt ein. Lassen Sie nicht zu, dass Ihren Ihre Mitarbeitern Termine in diese Zeiten legen, sonst wird das nie etwas. Wenn Sie können, gestalten Sie sich Ihr Ambiente bei der Verwaltungsarbeit so angenehm wie möglich und belohnen Sie sich ab und zu, wenn der Schreibtisch leer gearbeitet ist.

Wenn Sie sich an diese Reihenfolge halten, werden Sie zwar nicht von heut auf morgen ein begeisterter „Verwalter“, denn Sie sind vornehmlich Arzt und Unternehmer, aber Sie bekommen auch diesen Teil Ihres Berufes deutlich besser in den Griff, werden entspannter und effektiver. Das strahlt auch auf Ihre gesamte Umgebung zurück – es lohnt sich. Viel Erfolg!